Politique de confidentialité

Responsable de traitement

Pour les données de ses comptes utilisateurs (les établissements abonnés et leurs équipes), le responsable de traitement est FV - Fitness Vendor, EURL au capital de 1 000 €, RCS Cherbourg 921 713 418, dont le siège est au 41 Les Bertrands, 50470 Tollevast, France.

Pour les données des prospects et clients finaux échangées dans les conversations, Fitness Vendor agit en qualité de sous-traitant pour le compte de l'établissement abonné, qui en reste responsable de traitement.

Données collectées

Comptes utilisateurs : nom, email, identifiants de connexion, données de facturation. Sécurité des comptes : téléphone de sécurité (il reçoit les codes de confirmation), adresse IP, pays et appareil des connexions. Conversations : identité et coordonnées du prospect (nom, téléphone, email selon le canal), contenu des messages, canal d'origine, historique et statut du rendez-vous. Données de configuration de l'établissement : offres, tarifs, disponibilités, connexions aux canaux et à l'agenda. Données techniques : journaux de connexion et de fonctionnement, à des fins de sécurité et de supervision. Journal d'usage de l'espace Automatisations : pour comprendre les difficultés d'utilisation et retracer un incident de configuration, les gestes faits dans l'espace Automatisations (écran consulté, bouton actionné, moment) sont enregistrés et associés au compte de connexion. Ce journal ne contient jamais le contenu saisi (texte des messages, coordonnées d'un contact) ; il est conservé 90 jours puis supprimé automatiquement. Liste d'attente : l'e-mail laissé sur le site, la langue de la page, le bouton utilisé, le type de navigateur et, pour les e-mails que nous vous envoyons, le clic sur leur lien personnel vers le site. Ces données servent uniquement à vous prévenir de l'ouverture de votre accès, à votre demande. Elles sont conservées jusqu'à cette ouverture ou jusqu'à ce que vous demandiez à être retiré de la liste (contact@fitness-vendor.com), et au plus trois ans. Site de présentation (fitness-vendor.com) : la provenance de la visite (paramètres de campagne, site d'origine) jointe à une inscription sur la liste d'attente ; avec votre accord seulement, les données de navigation recueillies par Microsoft Clarity (mesure d'audience), Meta et LinkedIn (mesure de nos publicités). Le détail et le retrait de l'accord : politique cookies, lien « Gérer les cookies » en bas de chaque page. Aide du logiciel (menu du profil › Aide) : les questions posées à l'aide et ses réponses sont gardées, pour chaque compte de connexion, afin qu'elle se souvienne de la conversation ; chaque personne peut effacer les siennes à tout moment. L'aide peut lire des totaux de l'établissement (statistiques, objectifs, compteurs du tableau de bord), jamais le détail d'une personne. L'équipe Fitness Vendor peut lire ces conversations (questions et réponses de l'aide), avec le nom de l'établissement et celui de la personne, pour améliorer le logiciel et l'aide, et pour pouvoir répondre à la personne ; une conversation peut aussi lui être transmise par l'aide (la personne en est prévenue), par l'envoi d'une idée, ou quand une réponse est signalée comme inutile. Les conversations, demandes et idées sont supprimées 24 mois après leur dernier message, et avec le compte. Pour améliorer le logiciel et pouvoir répondre à la personne, l'éditeur reçoit chaque semaine un relevé des sujets les plus demandés et des questions posées, chacune avec le nom de l'établissement, le prénom de la personne qui l'a posée et sa date ; les adresses e-mail et numéros de téléphone qu'elles contiendraient sont masqués. Suivi des conversions de l'établissement (s'il l'active) : sur ses pages publiques (réservation, formulaire, questionnaire), et seulement avec l'accord du visiteur, le pixel Meta et Google Analytics de l'établissement mesurent les visites ; ses réservations, inscriptions et ventes sont transmises à Meta par l'API Conversions, avec les coordonnées hachées (SHA-256), directement ou par AdCoach AI, application éditée par Fitness Vendor EURL que l'établissement a reliée lui-même. Google Analytics reçoit l'événement et un identifiant technique du visiteur, sans coordonnées. Fitness Vendor agit alors en sous-traitant de l'établissement. Programme partenaires (agences et indépendants) : la demande déposée sur le site (nom, société, e-mail, nombre d'établissements accompagnés, langue, provenance de la visite) ; pour un partenaire accepté, son compte de connexion, sa société (raison sociale, numéro d'immatriculation, adresse, situation au regard de la TVA), la preuve de son acceptation des conditions du programme (version, date, adresse IP) et la liste des établissements qui lui sont rattachés. Lorsqu'un partenaire invite un client par e-mail, l'adresse professionnelle qu'il saisit, la date d'envoi et, le cas échéant, l'opposition du destinataire sont conservées ; cette opposition est respectée sans limite de durée.

Finalités et base légale

Les données sont traitées pour fournir le service (qualifier les prospects et prendre des rendez-vous au nom de l'établissement), facturer l'abonnement, assurer la sécurité et améliorer le service.

La base légale est l'exécution du contrat d'abonnement, l'intérêt légitime de l'éditeur, et, pour les données des prospects, le contrat ou l'intérêt légitime de l'établissement responsable de traitement. Aucune donnée n'est revendue.

Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles à l'établissement abonné concerné et aux sous-traitants techniques de Fitness Vendor : Supabase (hébergement base de données, UE), Vercel (hébergement applicatif), Resend (emails), Meta et smsmode (acheminement des messages), Anthropic (Claude API, génération des réponses), Sentry (supervision). Chaque sous-traitant est lié par un accord conforme au RGPD.

L'isolation des données entre établissements est assurée techniquement (cloisonnement multi-tenant). Fitness Vendor reste invisible des prospects : seule la marque de l'établissement est exposée.

Sur le site de présentation seulement, et avec votre accord : Microsoft (Clarity), Meta Platforms Ireland (Pixel et API Conversions, e-mail transmis haché) et LinkedIn Ireland (Insight Tag). Ces outils ne sont jamais chargés dans le logiciel.

Sur les pages publiques d'un établissement qui a activé son suivi des conversions, et avec l'accord du visiteur : Meta Platforms Ireland (pixel et API Conversions, coordonnées hachées), directement ou par AdCoach AI (édité par Fitness Vendor EURL, qui ne fait que les relayer à Meta), et Google LLC (Google Analytics, sans coordonnées).

Programme partenaires : si votre établissement a été créé par le lien d'invitation d'un partenaire, ou si vous avez accepté sa proposition, ce partenaire connaît le nom de votre établissement, la date de son rattachement et l'état de votre abonnement. Il n'accède ni à vos contacts, ni à vos conversations, ni à vos chiffres, ni à votre équipe. Vous en êtes informé avant d'accepter, et vous pouvez vous détacher à tout moment depuis « Mon établissement ».

Transferts hors Union européenne

Certains sous-traitants sont situés aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par le EU-US Data Privacy Framework ou par des clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Durée de conservation

Les données sont conservées le temps de la relation contractuelle, puis archivées ou supprimées conformément aux durées légales applicables. Les données des prospects sont conservées selon les instructions de l'établissement responsable de traitement. Le journal d'usage de l'espace Automatisations est conservé 90 jours. Les conversations, demandes et idées de l'aide du logiciel sont conservées 24 mois après leur dernier message. Le journal des connexions (adresse IP, pays, appareil) est conservé 12 mois ; le téléphone de sécurité, tant que le compte existe. Une demande de partenariat refusée est effacée douze mois après la réponse ; restée sans réponse, vingt-quatre mois après son dépôt. La fiche d'un partenaire est conservée pendant sa participation au programme, puis le temps des obligations comptables et fiscales qui s'attachent aux commissions.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Ces droits s'exercent depuis le tableau de bord ou à l'adresse contact@fitness-vendor.com. L'export complet de vos données (conversations, contacts, configuration) est fourni sur simple demande à contact@fitness-vendor.com, sous 30 jours et dans un format structuré lisible par machine. Les prospects et clients finaux exercent leurs droits auprès de l'établissement avec lequel ils échangent. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.